Ни один предприниматель или организация не застрахованы от возможной утраты первичных документов. Причины могут быть разными: пожар, затопление, кража. В результате любых обстоятельств, следствием которых явилась потеря документов, встает вопрос о том, как правильно их восстановить бухгалтерский учет и нужно ли это делать вообще.
Действующее законодательство предусматривает обязательное документальное оформление всех операций бухгалтерского и налогового учета. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" предписывает подтверждать все операции, отраженные на счетах учета, первичными документами. Причем Закон требует этого вне зависимости от того, разработаны такие документы законодательно или нет.
В соответствии с пп. 3, 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны вести в установленном порядке учет своих доходов (расходов) и объектов налогообложения; в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Кроме того, обязательство по подтверждению всех налогооблагаемых расходов документами, оформленными в порядке, предусмотренном действующим законодательством, содержится в ст. 252 НК РФ. Вследствие этого отсутствие первичных документов - это прямой налоговый риск для организаций и предпринимателей. В первую очередь отсутствие документа ведет к нарушению методологии бухгалтерского, а с 2 сентября 2010 г. - еще и налогового учета с применением штрафов в размере от 10 000 руб. до 30 000 руб.
Не подтвержденные документами расходы могут быть исключены из состава налогооблагаемых, что повлечет доначисление налога на прибыль и применение санкций и по ст. 122 НК РФ в размере 20% от суммы недоимки. Прямой связи между отсутствием документов и налогом на добавленную стоимость нет, но косвенно отсутствие документов, не позволяющих в полной мере подтвердить правомерность оприходования на учет товаров, работ, услуг, может повлечь отказ в применении вычета по налогу.
Ну и, наконец, наличие недоимок по налогу на прибыль и НДС приведет к начислению пени по ст. 75 НК РФ в размере 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки платежа в бюджет.
Согласно пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками в бюджетную систему Российской Федерации, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике.
Как восстановить документы? Крайне важно, если вы столкнулись с форс-мажорной ситуацией и потеряли документы, принять все возможные меры по обоснованию такой потери и восстановлению документов, насколько это возможно.
Поэтапно необходимо будет осуществить следующие действия:
- назначить комиссию по установлению причин пропажи
- зафиксировать причины пропажи
- провести инвентаризацию и составить подробный список пропавших документов
- уведомить ИФНС о потере документов
- предпринять меры по восстановлению:
- восстановить самостоятельно или с помощью профессионалов
- запросить дубликаты у контрагента
- запросить в инспекции
- запросить в банке
- пересчитать налоги
Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четких правил по восстановлению первичных документов в случае их утраты. Помимо акта необходимо получить справку, подтверждающую происшествие, из соответствующих служб. Факт пожара подтверждается справкой из органов государственной противопожарной службы, чрезвычайные ситуации, связанные со стихийными бедствиями, подтвердит МЧС. Если документы похищены, необходимо обратиться для получения подтверждения в местный орган внутренних дел МВД России, а аварии, связанные с коммунальными сетями, подтверждаются соответствующими коммунальными службами.
Самое простое - восстановить документы воспользовавшись помощью профессионалов. Если в результате чрезвычайной ситуации не пострадала электронная база, первый этап - это распечатка всех документы, подпись их и отправка на подпись контрагентам. Далее нужно восстановить кассовые документы, кадровые документы, документы по учету основных средств и материалов, отгрузочные документы, такие, как товарные и товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, акты на проведенные работы и оказанные услуги.
Если электронная версия первичных документов не сохранилась, необходимо запрашивать дубликаты у внешних источников. Утраченные банковские документы могут быть заменены выписками кредитной организации о проведенных операциях по расчетному счету и копиями платежных поручений, которые может представить обслуживающий банк. На основе полученных документов можно восстановить бухгалтерский учет движения средств по расчетному счету, а также составить список контрагентов, расчеты с которыми осуществлялись в безналичном порядке. Запросы необходимо отправить во все обслуживающие банки, в которых у предпринимателя открыты счета для обслуживания предпринимательской деятельности.
При утрате бухгалтерской и налоговой отчетности следует обратиться в налоговую инспекцию с запросом о предоставлении копий сданных отчетов и деклараций за прошедшие периоды. При утрате регистрационных документов выдается их копия. Для этого необходимо обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации. К внешним источникам, от которых можно получить большинство утраченных документов, несомненно, относятся и контрагенты компаний. Им также необходимо отправить запросы на предоставление дубликатов документов (договоров, актов, накладных, счетов-фактур), описав сложившуюся чрезвычайную ситуацию. Ответы, очевидно, придется ждать, и не все из них будут получены. Однако, отправив запрос и сохранив копию, компания сможет доказать свое намерение получить документы, показав, что меры по восстановлению документов действительно были приняты.
Следующий после восстановления документов этап - пересчет налогов. С большой долей вероятности можно предположить, что часть документов восстановить не получится. В этом случае налогооблагаемая база и данные учета не совпадут с данными первичных документов компании. А это значит, проверяющие получат возможность доначислить налоги и применить штрафные санкции и пени. Пересчитав налоги , подав уточненные расчеты в ФНС и доплатив налоги, налогоплательщик сможет избежать применения штрафных санкций.
