Неправильно и несвоевременно оформленная кадровая документация отражается как на работе бухгалтерии, так и на работе компании в целом. Несвоевременно начисленная заработная плата, отпускные, компенсационные выплаты - основания для судебных разбирательств. При оформлении приема на работу нового работника, который успешно прошел собеседование и полностью удовлетворяет требованиям работодателя, необходимо учитывать следующие моменты. Работник должен написать заявление о приеме на работу, хотя такое заявление не является обязательным документом при оформлении на работу. Также работник должен представить работодателю следующие документы в соответствии со ст. 65 ТК РФ:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Прием на работу сопровождается оформлением трудового договора, приказа о приеме на работу, личной карточки и соответствующими записями в трудовой книжке.
Трудовой договор оформляется в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, а другой отдается на руки работнику. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя либо его представителя.
Требования по обязательному включению в трудовой договор условий:
- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших трудовой договор;
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника;
- идентификационный номер налогоплательщика для работодателей;
- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
- место и дата заключения трудового договора.
В процессе трудовых отношений персональные данные работника могут измениться в связи со сменой фамилии, получением дополнительного образования и т.п. В этом случае работодатель должен внести соответствующие изменения в трудовую книжку, личную карточку работника и подготовить документы на замену страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, а также страхового полиса обязательного медицинского страхования.
Сведения об изменениях персональных данных представляются работником. При этом работодатель не вправе требовать от работника их представления своевременно и в полном объеме, например, в определенные сроки после свершившегося факта, если это напрямую не следует из локальных нормативных актов.
Порядок дополнения трудового договора следующий:
- недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора;
- недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которое является неотъемлемой частью трудового договора.
В трудовой договор могут включаться дополнительные условия, например, об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны, о видах и об условиях дополнительного страхования работника, об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи.
Вопрос об установлении испытания при приеме на работу регулируется ст. 70 ТК РФ. Так, испытание может быть назначено с целью проверки соответствия работника поручаемой работе. При этом срок испытания не может превышать три месяца, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций - шесть месяцев. При заключении трудового договора на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать две недели.
На основании заключенного трудового договора издается приказ о приеме на работу по форме N Т-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Сведения в приказе должны соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ о приеме на работу должен быть составлен и объявлен работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ст. 68 ТК РФ).
На основании приказа о приеме на работу и в соответствии с трудовым договором оформляется личная карточка по форме N Т-2. Данная форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 и отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Составление личной карточки следует осуществлять сразу после издания приказа о приеме на работу. Связано это с тем, что запись в трудовой книжке о приеме работника на работу должна одновременно дублироваться в карточке формы N Т-2. Следует обратить внимание на то, что форму N Т-2 заполняет работник, ответственный за ведение кадровой документации. С заполненной формой N Т-2 работник должен быть ознакомлен под роспись.
Если для лица, поступающего на работу, данное место работы является первым, то работодатель должен завести трудовую книжку и оформить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Если у будущего работника отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или иной причиной, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
По желанию работника в трудовую книжку может быть внесена запись о работе по совместительству. При этом необязательно сохранение хронологии записей. То есть возможен вариант, когда работник принят на текущую постоянную работу позднее даты оформления на работу по совместительству, но при этом порядковый номер записи о приеме на постоянную работу предшествует записи о приеме на работу по совместительству.Правилами заполнения трудовых книжек не предусмотрено проставление штампов с названием организации, все записи должны производиться аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, без каких-либо сокращений.
Основания для увольнения работников приведены в ст. 77 ТК РФ. Однако трудовой договор может быть расторгнут и по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ. Независимо от того, по каким основаниям прекращается трудовой договор, работодатель обязан подготовить приказ о его прекращении по унифицированной форме N Т-8. С данным приказом работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать надлежащим образом заверенную копию указанного приказа. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись. Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с трудовым законодательством, сохранялось место работы (должность). В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
